Digitalisierung im Handwerk

„Digitalisierung im Handwerk“ – was schießt dir als allererstes durch den Kopf, wenn du diese drei Worte hörst? Virtuelles Arbeiten im Metaverse? Autonome Roboter auf der Baustelle, die in der Pause dosenweise Motoröl trinken? Rechnungsstellung in Bitcoin? Nein, ganz so vom anderen Stern ist das Ganze nicht. Tatsächlich ist die Digitalisierung näher an den Lösungen für die realen, alltäglichen Herausforderungen von Handwerksbetrieben dran, als du im ersten Moment vielleicht denkst.

Doch wie sieht die Realität in einigen Läden aus? Eine Burg an Aktenordnern … mit dem Kuli geschriebene Stundenzettel, Arbeitsscheine und Urlaubsanträge, die nach einem super speziellen System „sortiert“ sind, machen es sich auf dem Schreibtisch gemütlich … „Hey, wo ist der Bierdeckel, auf dem ich die Telefonnummer des Kunden notiert habe?“ …

Vielleicht kennst du persönlich ja noch ja ganz andere Musterbeispiele von Zuständen in Handwerksbetrieben. Und vielleicht kommen dir hier und da auch einige Prozesse in deinem eigenen Unternehmen in den Sinn, die man durch Digitalisierung optimieren kann. Sicher ist: Gut durchdacht lohnt sich die Investition in die Handwerk-Digitalisierung, und sie ist zugleich auch eine Investition in die Zukunft deines Betriebs. Wie digital ist dein Unternehmen schon?

Handwerk und Digitalisierung – wie gut passt das zusammen?

Einige Branchen, wie zum Beispiel das Finanzwesen, die Autoindustrie oder der IT-Bereich, sind schon sehr weit fortgeschritten, was ihren Digitalisierungsgrad betrifft. Dagegen sind die Logistik, der Handel oder auch die Gastronomie nicht gerade als Hort der Digitalisierung bekannt. Die Unternehmen im Handwerk – speziell im Bau- und Ausbauhandwerk – sind dem digitalen Wandel jedoch sehr zugetan. Das belegen zumindest die Zahlen, wie sie in einer Studie von Bitkom und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks erhoben wurden: Über zwei von drei Handwerksbetrieben nutzen digitale Anwendungen. Vor zwei Jahren war es noch etwas mehr als die Hälfte und mit 53 Prozent sogar unter Gastro-Niveau. Woran hat’s gelegen?

Nun, die Mehrheit der Befragten gab an, dass insbesondere die Corona-Pandemie ein Digitalisierungstreiber für sie gewesen sei. Viel wichtiger aber: Sie betrachten die Digitalisierung in diesem Zusammenhang als existenzsichernde Maßnahme, weil auch von Kundenseite immer mehr digitale Angebote nachgefragt werden. Und dass 83 Prozent der Handwerksbetriebe in der Befragung angaben, der Digitalisierung aufgeschlossen gegenüberzustehen, zeigt eindeutig, dass diese als Chance und nicht als notwendiges Übel angesehen wird.

Nun ist das mit der Digitalisierung aber so eine Sache. Denn die Welt wird für dich, dein Unternehmen und deine Kunden nicht automatisch zu einem schöneren Ort, weil du einfach wahllos alles an betrieblichen, analogen Prozessen digitalisierst, die sich digitalisieren lassen – nur um der Digitalisierung wegen. Denk dabei einfach an die Aussage von Thorsten Dirks, damals CEO von Telefónica Deutschland, der es seinerzeit in der Süddeutschen auf den Punkt gebracht hat – ich zitiere: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Ich glaube, dem ist nichts weiter hinzuzufügen, außer dass Veränderung ins Digitale dir unterm Strich eine wesentliche Verbesserung und Erleichterung deiner Arbeitsabläufe bescheren muss.

Die Lebensrealität gibt den digitalen Takt vor

Bevor wir uns deinem Handwerksbetrieb hinsichtlich der Digitalisierung widmen, lass uns mal die Perspektive wechseln und einen Blick auf das Alltagsleben werfen. Wie schaut das aus? Hier ist so gut wie jeder unserer Lebensbereiche inzwischen digitalisiert. Wir tätigen unsere Bankgeschäfte via App, reservieren im Internet Tische für den Restaurantbesuch, ordern Pizza über die einschlägigen Bestellplattformen oder kaufen Workwear im Onlineshop. Wenn deine privaten oder gewerblichen Kunden nun einen Handwerksbetrieb beauftragen möchten, werden sie nun nicht plötzlich eine Ausnahme machen wollen. Die Lebensrealität gibt den Takt vor. Die entscheidende Frage ist hier: An welchen und wie vielen Berührungspunkten erreicht dich dein Kunde auf digitalem Wege? Hier befinden wir uns im direkten Draht zur Kundenseite. Lass uns also gleich die wichtigsten vier unter die Lupe nehmen:

Deine Handwerker-Website

Schon klar, die allermeisten Handwerksbetriebe haben bereits eine Website und du mit Sicherheit auch. Dies ist also nicht die größte Herausforderung. Allerdings ist die bloße Existenz einer Website auch noch lange kein Quantensprung in puncto Digitalisierung. Vielmehr stellt sich die Frage, wie sie beschaffen ist, auf welchem technischen Stand sie sich befindet und was sie kann oder überhaupt können soll. Nun erwartet nicht jeder Kunde eine High End Hochglanz-Website bei einem Handwerksbetrieb. Komplexe, individuelle Webentwicklungen sind obendrein auch kostenintensiv und nicht für jeden Betrieb unbedingt notwendig, um Kundenanfragen zu generieren. Ein paar Basics sollte sie schon draufhaben. Konzentrieren wir uns auf die wichtigsten drei:

Optimierung auf mobile Endgeräte

Alte Websites sind noch auf die Ansicht auf dem PC-Monitor ausgelegt. Heute wird eine ganze Menge per Smartphone erledigt. Stelle also sicher, dass deine Website über ein sogenanntes „responsives Design“ verfügt, also sich automatisch an die Oberfläche des genutzten (mobilen) Endgeräts anpasst. Auch für die Platzierung deiner Website in Suchmaschinen ist dieser Faktor relevant.

SSL-Verschlüsselung

Ob es nun um die Übertragung und Sicherheit von persönlichen Daten deiner potenziellen Kunden bei der Kontaktaufnahme geht oder generell die Kommunikation via E-Mail zwischen dir und den Auftraggebern – eine SSL-Verschlüsselung deiner Website sorgt dafür, dass all dies nicht von außen abgeschöpft werden kann. Ein SSL-Zertifikat ist heute der absolute Standard und stellt zudem sicher, dass deine Kunden nicht diesen unschönen Warnhinweis beim Besuch deiner Website ausgespielt bekommen, auf dem da steht „Diese Verbindung ist nicht sicher“.

Funktionierende Kontaktmöglichkeiten

Eine Website ist gut und schön zu haben, aber noch schöner ist es, wenn sie deinen Kunden auch etwas nützt, während sie gerade einen Handwerksbetrieb suchen. Je niedriger die Hürde liegt, Kontakt zu dir aufzunehmen, desto besser. Noch heute haben viel zu viele Unternehmen beispielsweise weder ein Kontaktformular auf Ihrer Internetpräsenz platziert noch die E-Mail-Adresse so gestaltet, dass man sie anklicken und direkt drauflos schreiben kann. Letzteres funktioniert auch mit Telefonnummern.

Fazit

Aus der Kundenperspektive betrachtet sollte deine Website im Minimum diesen Ansprüchen gerecht werden. Aber auch auf den Inhalt kommt es an. Das wären etwa ein Einblick in die Leistungen und in das Team, ein wenig Hintergrundinfos über den Betrieb, bildhafte Beispiele für getane Arbeit, aktuelle Inhalte – kurzum: Alles, was Vertrauen schafft und den Kunden dazu bringt, sich nicht für deine Mitbewerber, sondern für deinen Betrieb zu entscheiden. Eine Handwerker-Website ist letztlich mehr als nur eine Visitenkarte im Internet.

Social Media für deinen Handwerksbetrieb

Wenn es um die sozialen Medien geht, geht nicht selten ein skeptisches Raunen durch den Raum. Vielleicht haben einige Betriebe noch immer ein falsches Bild von Social Media Plattformen, auf denen man vermeintlich nur Katzenvideos, dümmliche Challenges und schmierige Influencer-Schnösel zu Gesicht bekommt. Ja, all das gibt es dort durchaus. Aber es gibt auch jede Menge Unternehmen, die Facebook, Instagram oder auch TikTok als Touchpoints zu ihrer Zielgruppe nutzen. Manche posten fleißig Bilder, Videos und Storys aus dem Arbeitsalltag, für andere sind die sozialen Medien neben dem Telefon oder E-Mail noch ein weiterer Kommunikationskanal und wiederum andere ergreifen die Chance, um in Zeiten von Fachkräftemangel an gute Arbeitskräfte und Auszubildende zu gelangen.

Social Media schafft für Handwerksbetriebe eine Möglichkeit, sich verhältnismäßig kostengünstig, kreativ und vor allem authentisch zu präsentieren. Es kann digitales Marketing, Branding, Recruiting, Customer Relations und alles gleichzeitig sein. Wichtig bei all dem ist jedoch, nicht zu schnell zu viel zu wollen, zu Beginn viel zu hohe Erwartungen zu stellen und im schlimmsten Fall hinzuschmeißen, bevor es überhaupt richtig losgegangen ist. Regelmäßigkeit, Routine und vor allem eine Social-Media-Strategie sind bei all dem unerlässlich. Die Hürde zum Loslegen liegt tief und ein Firmenaccount ist schnell erstellt. Mögliche Inhalte, die sich in die Welt hinausschicken lassen, findet man jeden Tag bei der Arbeit – jemand muss sie nur noch festhalten und posten.

Dein Google MyBusiness-Eintrag

Meiner bescheidenen Meinung nach kann man als Handwerksbetrieb ohne Website und ohne Social Media notfalls noch irgendwie auskommen. Doch wer auf diesen Eintrag in der meistgenutzten Suchmaschine der Welt verzichtet, riskiert die Unsichtbarkeit vor dem Kunden. Jeder, der auf der Suche nach einem Handwerker in seinem näheren Umfeld ist, wird mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit das Smartphone zücken oder sich vor den PC setzen und bei Google Dinge eingeben, wie „Maler Krefeld“, „Schreinerei Heidelberg“ oder „Sanitär und Heizung Kalkar“.

Völlig egal, wie klein oder groß der Ort ist, an dem nach einem Handwerksbetrieb gesucht wird, ist das Allererste, was der Kunde als Suchergebnis zu sehen bekommt, die Google-Firmeneintrag. Erst danach folgen die Websites und Firmenverzeichnisse. Fällt dir was auf? Es gibt Kundenbewertungen, Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen, Link zur Website und (bei Klick auf den Firmennamen) eine Anruffunktion per Klick oder Fingertipp. Sozusagen alles, was man als Kunde auf den ersten Blick sehen möchte. Außerdem lassen sich von den Unternehmen Bilder hochladen sowie Beiträge und Neuigkeiten veröffentlichen, Öffnungszeiten und weitere Firmendetails anpassen und vieles mehr.

Falls nicht schon geschehen, solltest du deinen Google MyBusiness-Eintrag in jedem Fall einrichten, inhaltlich regelmäßig pflegen und auf dem neuesten Stand halten sowie deine Kunden dazu motivieren, ein ehrliches Feedback in Form von Google-Bewertungen zu hinterlassen. Das erhöht die Chance, dass dein Betrieb weit vorne platziert wird, wenn danach gesucht wird. Aktualität zahlt sich definitiv aus, und das allerbeste: Der Eintrag kostet dich keinen Cent!

Messenger-Dienste

WhatsApp, Telegram, Facebook-Messenger – so gut wie jeder nutzt sie, denn sie sind auch ungemein praktisch und unkompliziert: Die Kommunikation erfolgt in Echtzeit, obendrein lassen sich noch Bilder, Sprachnachrichten oder Videos durchführen. In der Regel kann auch direkt über diese Messenger-Dienste per Audio- oder Videoanruf telefoniert werden. Auch wenn sie kein CRM ersetzen, liefern dir digitalen Features deinem Handwerksbetrieb jede Menge Entlastungspotenzial.

So kann dir dein Kunde zum Beispiel ein Foto oder ein Video von dem Schaden zukommen lassen, anstatt ihn dir möglicherweise kompliziert oder gar falsch per E-Mail oder am Telefon zu beschreiben. Dadurch kannst du den personellen, zeitlichen und materiellen Aufwand schneller einschätzen und obendrein hast du den Auftrag auch noch direkt schneller am Wickel. Auch zur Kommunikation von dir beziehungsweise deinem Team in Richtung Kunde eignen sich Messenger-Dienste ausgezeichnet dafür, um zum Beispiel Rückfragen vor Ort zu stellen oder das Nachher-Foto nach getaner Arbeit zuzuschicken.

Digitalisierung im Handwerk: Beispiele für deinen Betrieb

Bei der Digitalisierung von Handwerksbetrieben spielt die Digitalisierung wie erwähnt in internen Arbeitsabläufen eine ganz wesentliche Rolle. Um Optimierungspotenziale aufzudecken, solltest du also erst einmal einen tiefen Blick nach innen werfen. Führe eine Bestandsaufnahme dazu durch, welche Prozesse eigentlich in deinem Betrieb existieren und wie sie aktuell gehandhabt werden. Ein paar Beispiele:

• Wie kalkulierst und erstellst du aktuell deine Angebote?
• Wie koordinierst und planst du aktuelle Kundenprojekte?
• Wie steuerst du deine betrieblichen Kapazitäten und Ressourcen?
• Wie organisierst du das Dokumentenmanagement – vom Steuerberater-Kram bis hin zur Arbeitszeiterfassung?
• Wie kommuniziert dein Unternehmen untereinander oder mit den Kunden?
• Wie erfolgt die Rechnungsstellung?
• Wie werden Kunden eigentlich auf dich aufmerksam?

Dies ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt davon, worauf du dein Augenmerk richten kannst. Im nächsten Schritt evaluierst du die Optimierungspotenziale. Was wird noch viel zu ineffizient gehandhabt? Wobei gehen wertvolle zeitliche, personelle oder materielle Ressourcen flöten, die du andernorts wesentlich sinnvoller einsetzen kannst? Horche da nicht nur in dich selbst hinein, sondern frage auch dein Team, – die sind schließlich Tag für Tag am Ort des Geschehens.

Es würde jeden Rahmen sprengen, alle Bereiche aufzuzählen, in denen sich Prozesse digitalisieren lassen. Schließlich gibt es je nach Gewerk oder auch Betrieb unterschiedliche Bedürfnisse, aber auch Arbeitsweisen, die sich nicht analog aufeinander übertragen lassen. Wenden wir uns daher den Prozessen zu, die von Unternehmen zu Unternehmen weitestgehend ähnlich oder gleich ablaufen können.

Das papierlose Büro

Oh ja, hierzulande scheint man Papier über alles zu lieben. Aber warum bloß? Was ist so schön daran, auf prallvolle Regalreihen mit aberdutzenden Aktenordner zu blicken, in denen lauter Zettel zu Mitarbeitern, Arbeitszeiten, Kundendaten und- projekten, allerlei Dokumentationen oder sonstige Dinge abgeheftet sind und zu denen immer nur diejenigen Personen Zugriff haben, die sich gerade vor Ort befinden?

Moderne Software ist der Schlüssel zum papierlosen Büro und damit zu mehr Ordnung und Organisierung. Es ist großer Schritt weg vom Chaos, hin zu mehr Effizienz und nicht zuletzt auch mehr Nachhaltigkeit, wenn man auch den Umweltschutzaspekt berücksichtigt. Ein papierloses Büro zeichnet sich, – wie der Name schon erahnen lässt, – dadurch aus, dass gar nicht oder so wenig wie möglich aktiv mit Papier gearbeitet wird. Dokumente werden gescannt und digital archiviert oder verschickt, anstatt mit der Briefpost.

Es gibt Programme für viele verschiedene Branchen, sodass die papierlosen Prozesse in der Regel sehr gut auf das jeweilige Handwerk abgestimmt sind. Und wo könnte es papierlos künftig ganz easy zugehen? Beispiele für Bereiche, in denen sich eine Digitalisierung lohnt, sind etwa:

• Angebots- und Rechnungserstellung
• Lager und Bestellwesen
• Verwaltung von Kunden- und Mitarbeiterdaten
• Kundenmanagement
• Finanzbuchhaltung

und viele mehr. Die papierlose, digitale Variante dieser Prozesse ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit, aus jeder Abteilung oder Zweigstelle auf sämtliche Daten zuzugreifen, die für sie relevant sind. Ewigkeiten lang Ordner wälzen? Das war gestern. Dinge, die archivierungspflichtig sind, sind zudem bestens vor Verlust geschützt und obendrein noch sicher dokumentiert. Apropos sicher: Falls es mal brennen sollte oder ein Wasserschaden ins Haus stehen, musst du dir keine Sorgen um die digital archivierten Daten machen.

Digitale Hilfsmittel und Werkzeuge

Digitalisierung bedeutet freilich nicht, Traditionen des Handwerks sterben zu lassen oder Menschen durch Maschinen zu verdrängen. Schließlich muss es ja auch jemanden geben, der Maschinen richtig bedient und weiß, was sie benötigen, damit sie ihre Arbeit ordentlich machen. So traditionell es in einigen Gewerken auch zugehen mag, so werden die Anforderungen oft immer anspruchsvoller.

CNC-Maschinen zum Beispiel helfen Schreinern schon längst dabei, hochpräzise, komplexe Fertigungsschritte durchzuführen. CAD-Programme unterstützen bei der Erstellung von Konstruktionszeichnungen in 2D oder 3D und sind dazu in der Lage, Projekte digital zu visualisieren. Daran angeschlossene CAM-Lösungen wandeln die CAD-Daten dann in Arbeitspläne und Handlungsanweisungen für die Produktion um. Softwares arbeiten cloudbasiert, Mitarbeiter können von überall aus auf sämtliche produktionsrelevante Daten via mobile Endgeräte zugreifen und jeder kann sich einen genauen Überblick verschaffen, sodass das Team immer auf dem gleichen Stand bleibt.

Geht es wie bei Dachdeckern hingegen in größere Höhen, können Drohnen ins Spiel kommen, um blitzschnell und genau Areale zu inspizieren, zu denen sich bisher jemand nach oben begeben musste. Erstellte Fotos und Videos können direkt ins Büro gesendet und weiterverarbeitet werden. Derweil können deine Mitarbeiter schon direkt vor Ort via Smartphone oder Tablet entsprechende Materialien bestellen.

SHK-Betriebe planen und konfigurieren mit ihren Kunden gemeinsam Badezimmer und können mitunter auch per Augmented Reality schon künftige Elemente im Raum visualisieren, um unter anderem einen besseren Eindruck von den Proportionen und Abmessungen zu verschaffen. Ausführlich geplante Projekte lassen sich digital speichern und dokumentieren, sodass Projektmanagement und Baudokumentation bereits digital abgebildet werden. Du siehst: Es gibt unzählige Beispiele für unterschiedlichste Gewerke, die man an dieser Stelle unmöglich in all ihrem Variationsreichtum aufzählen kann. Doch was sie alle gemeinsam haben: Können sämtliche Arbeitsschritte bestmöglich in durchgängige Prozesse verwandelt und miteinander vernetzt werden, ist das größte Maß an Effizienz sichergestellt und du kannst dich über eine Menge wertvoller Ressourcen freuen, die so in deinem Unternehmen freigesetzt werden.

Fazit: Digitalisierung ja bitte – aber die Bedingungen müssen stimmen

Die Digitalisierung hat eine Menge an Vorteilen parat: Sie erleichtert und verbessert die Kommunikation untereinander sowie auch mit den Kunden. Sie ermöglicht mit cloudbasierter Software mobiles Arbeiten und setzt vielerlei Ressourcen frei. Fehlerquoten innerhalb der Prozesse können durch digitale Hilfsmittel zudem enorm reduziert werden. Und auch muss man kein Großunternehmen sein, um interne, bislang analoge Abläufe in digitale zu verwandeln. Unter Umständen schafft die Digitalisierung sogar noch neue Geschäftsmodelle und Arbeitsplätze.

So sieht zumindest der Idealfall aus. Sicher ist jedoch vor allem eines: Dass nichts sicher ist, solange man sich allein auf die Digitalisierung verlässt. Keine Software der Welt schafft es, fundamentale Kommunikations- und Organisationsprobleme eines Betriebs zu lösen. Kein digitales Werkzeug der Welt beseitigt ein falsches Verständnis von Kundenorientierung und keine digitale Strategie verwandelt ein kurzfristig denkendes Unternehmen plötzlich in ein höchst nachhaltiges.

Um die Chancen zu nutzen, die die Digitalisierung im Handwerk bietet, bedarf es Investitionen verschiedenster Art. Um Softwarelösungen für Handwerker und andere technische, digitale Hilfsmittel zu beschaffen, braucht es natürlich Kapital. Dafür gibt es zwar auch verschiedenste Förderprogramme. Doch auch die Schulung des Teams kann je nach Affinität mehr zeitliche und finanzielle Mittel in Anspruch nehmen als erwartet. Auch gibt es nicht die eine digitale Lösung, sondern ein enorm großes Angebot, in dem man sich erst einmal zurechtfinden und das richtige Hilfsmittel für sich identifizieren muss. Selbstverständlich, nachdem man nach einer ausführlichen Problem- und Prozessanalyse herausgefunden hat, welche Maßnahmen tatsächlich notwendig sind, zu dir und deinem Unternehmen passen und im Rahmen einer aufgesetzten Digitalisierungsstrategie umgesetzt werden können.

Der digitale Wandel in deinem Unternehmen findet nicht von heute auf morgen statt. Was du aber jetzt gleich schon tun kannst: Dir auf digitalem Wege richtig gute, nachhaltige Arbeitskleidung zulegen!